Top 4 GRATIS TOOLS, um alles digital zu managen 🔥

0:00Seit 2017 habe ich persönlich alles in meinem Leben digital umgestellt, sodass ich mittlerweile außer meinem Reisepass und meinem Führerschein nichts mehr irgendwie physisch habe, sondern alles digital manage. Und das macht nicht nur mein Leben als digitaler Nomade unglaublich viel leichter, sondern kann auch als Selbstständiger einfach super praktisch sein. Genau deshalb möchte ich dir auch im heutigen Video vier verschiedene Tools vorstellen, die ich dafür verwende, und vor allem auch, welchen Nutzen die haben.

0:28Hi, mein Name ist Kevin Söll und auf meinem Kanal lernst du über alles, was mit DeFi zu tun hat, Decentralized Finance, aber hin und wieder lasse ich auch mal Tipps mit einfließen von meinem Leben als digitaler Nomade, so wie auch beispielsweise heute. Bevor wir gleich rein starten, eines vorweg: und zwar gibt es zu jedem einzelnen Tool, was ich heute vorstellen werde, auch relativ coole Alternativen. Das heißt, unter diesen Tools gibt es aus meiner Sicht kein richtig und kein falsch, sondern da darf einfach jeder sein eigenes System finden. Das heißt, alles, was ich dir heute vorstelle, ist das, was ich verwende. Das heißt jetzt allerdings nicht, dass das der einzige richtige Weg ist, das Ganze anzugehen.

0:57So, lass uns auch direkt rein starten mit dem ersten Tool, und zwar ist das Evernote. Evernote ist die Software, wo ich persönlich all meine Dokumente speichere, also beispielsweise irgendwelche PDFs, die ich zugeschickt bekommen habe, Sachen, die ich selbst eingescannt habe, oder auch beispielsweise irgendwelche Notizen. Das ist ja alles bei mir in Evernote mit drin. Evernote gibt es sowohl als Desktop-App, du kannst es auch im Browser benutzen oder auch beispielsweise als Handy-App. Das heißt, egal wo du bist, du hast dann quasi deine Dokumente immer bei dir. So sieht beispielsweise die Desktop-App aus, wenn du die entsprechend installiert hast.

1:01Wie im Namen auch bereits drin steht, geht es bei Evernote quasi darum, dass du für immer deine Note, deine Notizen entsprechend wieder findest. Das heißt, eine der wesentlichen Funktionen von Evernote ist die, dass du hier Notizen erstellen kannst. Hier unter New, dann Note, und dann wird hier eine neue Notiz erstellt, in der du einen Titel geben kannst oder auch dann beispielsweise hier irgendwie eine Headline hinzufügen kannst, wie beispielsweise hier eine Überschrift. Dann kannst du hier, wie auch im Word-Editor, irgendwelche Bullet Points entsprechend mit hinzufügen. Du kannst auch ganz normal hier Text schreiben, du kannst Sachen dick machen, du kannst das Ganze nochmal highlighten. Also da bist du quasi komplett flexibel. Ist relativ ähnlich zu Word, nur dass du hier natürlich deutlich weniger Optionen hast, eben im Vergleich zu Word.

2:08Und der große Vorteil von Evernote ist jetzt der, dass egal was du hier in Evernote abgespeichert hast, ob es Notizen sind, PDF-Dateien, Screenshots oder irgendwelche Links, dass du alles innerhalb von ein paar Sekunden wieder findest hier über diese Suchfunktion. Das heißt, du brauchst hier nicht irgendwie einen komplexen Strukturaufbau mit einem Baum und Unterordnern oder sonst was, sondern du kannst im Prinzip alles in einen Pool reinwerfen, und die Suchfunktion hier ist so powerful, dass du alles innerhalb von ein paar Sekunden wieder findest. Und zwar testen wir das Ganze hier, indem ich nach meiner Steuererklärung suche, wir schauen, was hier angezeigt wird unter allen Ordnern, und dann siehst du quasi alles, was irgendwie Steuererklärung im Namen drin hat, in der PDF-Datei oder sonst was, wird hier alles automatisch aufgelistet.

2:21Das heißt, mit Evernote kannst du nicht nur all deine Dokumente managen und auch wiederfinden, sondern hast auch gleichzeitig von überall Zugriff, wo du dein Handy hast mit einer Internetverbindung. Es gibt allerdings zwei Punkte, wo aus meiner Sicht Evernote nicht super optimal ist, und zwar erstens für das Thema Bilder und zweitens Videos. Da gibt es aus meiner Sicht bessere Tools, die wir uns nachher auch noch genauer anschauen.

3:05Jetzt, was die Kosten von Evernote angeht, da gibt es grundsätzlich drei verschiedene Versionen. Ich persönlich habe damals für die ersten, ich glaube, zwei bis drei Jahre die kostenpflichtige Version verwendet, bis ich dann irgendwann festgestellt habe, dass ich eigentlich kaum eines der Features benutze, die hier mit diesem Pro-Update entsprechend mit dabei sind, sodass ich mittlerweile umgestiegen bin auf die kostenfreie Variante. Und bis auf die Tatsache, dass du dann vielleicht ein oder zweimal im Monat ein Popup bekommst, ob du nicht upgraden möchtest, ist da eigentlich alles mit dabei, was man entsprechend braucht für die Nutzung. Daher aus meiner Sicht die kostenpflichtige Variante hier eher optional. Die kostenlose Variante reicht aus meiner Sicht vollkommen aus.

3:40Jetzt zum zweiten Tool, Todoist. Das ist ein Tool, wo es, wie der Name schon bereits verrät, im Prinzip darum geht, dass du deine eigenen To-Dos, deine eigenen Aufgaben managen kannst. Das Ganze gibt es auch hier als Desktop-Version, als mobile Version, genauso auch als Browser-Version. Ich persönlich benutze primär die Browser-Version beim Arbeiten, und unterwegs fürs Handy benutze ich auch die mobile Version. Wenn du da die Browser-Version verwendest, wie beispielsweise ich, dann sieht das Ganze in etwa so aus, dass du hier auf der linken Seite beispielsweise deine Aufgaben für heute hast, für die nächsten paar Tage oder auch beispielsweise hier, dass du Kategorien erstellen kannst für unterschiedliche Aufgaben. Ich habe jetzt hier mal eine neue Kategorie gewählt, weil viele von den Aufgaben, die ich mir gesetzt habe, auch einfach ein bisschen privater sind. Deshalb werde ich dir die jetzt nicht zeigen.

4:21Aber hier kannst du quasi unter Add Task eine neue Aufgabe hinzufügen oder auch beispielsweise auf Q draufklicken. Dann öffnet sich dieses Fenster, und in dem Fenster könntest du dann eine Aufgabe eingeben, wie beispielsweise hier als Beispielaufgabe, und sagen, hey, die Aufgabe fällt beispielsweise morgen an, also tomorrow. Und dann erkennt es automatisch tomorrow und setzt diese Aufgabe auf tomorrow. Das Tool kann allerdings noch mehr, dass du beispielsweise sagst, hey, das ist eine Aufgabe, die muss ich sowieso jeden Sonntag machen, also every Sunday. Und dann erkennt es, dass es automatisch hier eine Aufgabe ist, die jeden einzelnen Sonntag anfällt, also bekommst du jeden einzelnen Sonntag auch entsprechend die Aufgabe angezeigt.

4:56Du kannst allerdings da auch noch einen Schritt weiter gehen, dass du beispielsweise sagst, ich möchte nicht nur jeden Sonntag die Benachrichtigung bekommen, sondern beispielsweise jeden dritten Tag im Monat, also every third of the month. Dann erkennt es das automatisch, und dann jeden dritten im Monat, wie jetzt beispielsweise hier zunächst am 3. Oktober, bekommst du dann diese Aufgabe hier aufgelistet. Oder dass du auch beispielsweise unterschiedliche Wochentage wählst, dass du sagst, es fällt nicht nur jeden Sonntag an, sondern auch beispielsweise jeden Mittwoch, also every Sunday and Wednesday. So, und dann bekommst du jeden Sonntag und jeden Mittwoch entsprechend diese Aufgabe angezeigt.

5:29Du kannst allerdings auch noch einen Schritt weiter gehen, dass du den ganzen Aufgaben noch eine Priorität gibst, wie beispielsweise P1 für Priority 1. Das würde dann bedeuten, dass, wenn du das hier als Aufgabe hinzufügst, dass das hier rot entsprechend markiert wird. Oder beispielsweise Aufgabe B mit P2, Priority 2, dass das entsprechend gelb angezeigt wird. Oder beispielsweise hier die Aufgabe C mit P3 in blau oder P4. Das wäre dann eine ganz normale Aufgabe, dass die entsprechend nicht hier farblich markiert wird. Das heißt, so sind dann hier automatisch alle Aufgaben entsprechend farblich markiert, dass du weißt, okay, rot ist das, was ich auf jeden Fall ganz dringend heute erledigen sollte, orange ist so mittelmäßig dringend, und blau und dieses andere ist entsprechend weniger dringend. Und wenn du irgendwas erledigt hast, dann kannst du das hier entsprechend einfach wegklicken.

6:13Und falls du kein Fan bist von irgendwelchen Tastenkürzeln, wie ich sie beispielsweise ziemlich viel benutze, dann kannst du auch hier einfach alles, was ich dir gerade gezeigt habe mit dem Datum, hier manuell auswählen, dass du hier entsprechend das Ganze eingibst. Genauso auch wie die Priorität kannst du hier auch manuell auswählen. Und ich persönlich finde die Funktion super praktisch, dass du hier einfach irgendwas eingeben kannst und es wird dann automatisch hier erkannt.

6:33Du kannst auch theoretisch hier auf der linken Seite noch Projects anlegen bzw. Kategorien, wie beispielsweise hier die Buy-List. Das sind Lebensmittel, die ich als nächstes im Supermarkt einkaufen möchte, oder Wishlist, irgendwelche Sachen, die ich mal in der Zukunft kaufen möchte. Aber ich persönlich benutze eigentlich in aller Regel nur diese Upcoming-Funktion. Das heißt, das zeigt dir alle Aufgaben von heute an, für morgen, für übermorgen. Das heißt, wenn du beispielsweise heute was nicht erledigt hast, dann kannst du das auch theoretisch auf morgen verschieben. Ich möchte jetzt nur nicht draufklicken, weil da relativ viele private Sachen mit drin sind.

6:45Ich persönlich benutze bzw. missbrauche Todoist auch als Kalender, weil ich damals festgestellt habe, als ich aus Deutschland ausgewandert bin, dass mir ein Kalender ziemlich viel Freiheit nimmt und auch gleichzeitig damit einfach Lebensqualität, sodass ich damals entschlossen habe, ich werde jetzt einfach ohne Kalender leben, sodass es mich einfach viel freier fühlen lässt. Und weil ich sowieso Todoist jeden einzelnen Tag entsprechend offen habe, sehe ich sowieso die ganzen Termine, die ich da entsprechend eingetragen habe. By the way, du kannst auch bei Todoist nicht nur die Tage auswählen, sondern natürlich auch Uhrzeiten. Das heißt, da kannst du jeder Aufgabe auch sagen, okay, das ist 3 Uhr nachmittags, das ist 10 Uhr morgens und so weiter. So kannst du das Ganze ebenfalls managen.

7:36Jetzt, was die Kosten von Todoist angeht, auch hier gibt es zwei verschiedene Optionen, die kostenfreie Version und die kostenpflichtige Version. Auch hier habe ich damals für, ich glaube, zwei oder drei Jahre die kostenpflichtige Version gehabt, bis ich dann auch hier irgendwann festgestellt habe, dass ich von diesen Premium-Features eigentlich kaum was brauche, sodass ich mittlerweile hier die kostenfreie Version benutze, die aus meiner Sicht auch vollkommen ausreicht.

7:56Dann geht es weiter mit dem dritten Tool, Google Fotos. Das ist jetzt das Tool, was ich persönlich primär benutze, um meine Bilder und meine Videos entsprechend zu managen. Wenn du dann hier entsprechend die Handy-App runtergeladen hast, kannst du auch einstellen, dass automatisch die ganzen Bilder und Videos hier mit Google Fotos synchronisiert werden, also so ähnlich wie auch bei Apple mit der iCloud. Wenn du dich dann entsprechend eingeloggt hast, dann sieht das Ganze in etwa so aus, dass du hier deine letzten Bilder siehst, genauso auch beispielsweise wie deine Videos, die auch hier in der Vorschau direkt abgespielt werden.

8:22Aber auch hier ist der große Vorteil, sehr ähnlich wie bei Evernote, dass hier die Suchfunktion unglaublich stark ist, sodass du dir schon gar keine Mühe machen musst, hier irgendwie Alben zu erstellen oder irgendwelche Bilder zu beschriften, weil du hier über die Suchfunktion halt so alles wiederfinden kannst. So, jetzt muss ich schauen, dass ich hier nichts Falsches eingebe. Also nur als Beispiel, dass du hier beispielsweise eingeben kannst verschiedene Länder, wo du warst, wie beispielsweise Thailand. Und dann werden dir hier automatisch alle Bilder angezeigt, die du damals in Thailand gemacht hast. Oder auch beispielsweise, dass du nicht nur hier Länder eingibst, sondern beispielsweise nach verschiedenen Gesichtern suchst, wie beispielsweise hier Manu House. Wenn ich dann hier entsprechend draufklicke, dann durchsucht es alle Bilder von mir automatisch mit den Bildern, wo Manu House entsprechend mit drauf ist. Ich kann auch hier oben entsprechend Objekte eingeben, wie beispielsweise einen Hund, und dann durchsucht es alle Bilder, die ich damals mit einem Hund aufgenommen habe.

9:06Jetzt, was die Kosten von Google Fotos angeht: also grundsätzlich ist das Ganze kostenfrei, allerdings nur bis zu einem Speicherplatz von 15 Gigabyte, was bei vielen Bildern und auch vielen Videos durchaus knapp werden kann. Jetzt, ich persönlich habe hier die Version, wo ich ungefähr 100 Dollar pro Jahr zahle. Aufgrund der Tatsache, dass ich sowieso für Google Drive, also das läuft ebenfalls auch über Google Drive, wo ich beispielsweise meine ganzen Backups von meinen Videos entsprechend noch zusätzlich abspeichere, die relativ viel Speicherplatz brauchen. Deshalb habe ich das hier sowieso schon gehabt mit diesen zwei Terabyte, und damit komme ich bisher gut hin. Also das reicht mir locker flockig, dass ich da sämtliche Bilder und Videos entsprechend damit speichern kann. Aber ja, je nachdem, wie viele Bilder und Videos du machst, können diese 15 Gigabyte hier ein bisschen knapp werden.

9:46Und jetzt noch zum vierten Tool, und zwar gerade deshalb, weil ich alles digital speichere, ist natürlich ein Passwort-Manager beziehungsweise sichere Passwörter umso wichtiger. Dafür verwende ich persönlich die kostenlose Open-Source-Software Bitwarden, die es sowohl als Desktop-Version gibt, als Browser-Version, genauso auch als Handy-App. Und da benutze ich persönlich auch alle drei Versionen. Wenn du da die Desktop-App verwendest, wie beispielsweise ich, dann sieht das Ganze in etwa so aus, dass du hier auf der linken Seite die Logins hast, die du gespeichert hast, dass die hier entsprechend angezeigt werden. Genauso auch beispielsweise Kreditkarten, die du hier entsprechend eingespeichert hast, und noch zusätzliche private Dokumente zu dir selbst.

10:19Du kannst auch hier verschiedene Logins beziehungsweise auch Kreditkarten nochmal extra verschlüsseln, wie beispielsweise hier meine Kreditkarte von Ledger. Wenn ich jetzt hier die Nummer sehen möchte und hier auf dieses Auge draufklicke, dann müsste ich jetzt hier nochmal ein extra Passwort eingeben, um dann diese Nummer tatsächlich zu bekommen. Und wenn ich dann ein neues Passwort benötige für irgendeinen neuen Login, den ich anlegen möchte, gehe ich einfach hier oben auf View, dann auf Generator, und dann komme ich hier quasi zu diesem Passwort-Generator, wo ich dann hier unter den Optionen eingeben kann: hey, ich möchte gerne ein Passwort mit beispielsweise 54 verschiedenen Buchstaben, ich hätte gerne noch Sonderzeichen dazu, beispielsweise keine Großbuchstaben, nur Kleinbuchstaben oder zusätzlich Großbuchstaben. Das heißt, da hast du unterschiedliche Optionen, was du hier entsprechend auswählen kannst. Und dann kannst du dieses Passwort hier beliebig oft neu erstellen und hier dann einfach rauskopieren.

11:04Du kannst auch direkt über Bitwarden relativ sicher verschiedene Passwörter oder im Allgemeinen sensitive Informationen verschicken. Hier unten links auf der Send-Funktion, dann hier auf das Plus drauf, und jetzt beispielsweise, dass ich mein Passwort von meiner Website irgendeinem Entwickler zuschicken möchte, damit er irgendwas für mich entwickeln kann. Beispielsweise mein Passwort lautet 1, 2, 3, 4. So, jetzt könnte ich hier eine Option festlegen, dass sich diese Nachricht bzw. dieser Link automatisch löscht nach 7 Tagen. Ich könnte allerdings auch noch ein bisschen strikter sein, dass ich sage: hey, man kann diesen Link nur ein einziges Mal öffnen, danach ist er nicht mehr verfügbar. Oder beispielsweise, dass der Entwickler noch zusätzlich ein Passwort braucht, um an dieses Passwort dranzukommen. Dass man hier sagt: hey, man gibt hier noch zusätzlich ein Passwort ein. Und dann müsste derjenige, der den Link dann entsprechend zugeschickt bekommen hat, noch zusätzlich dieses Passwort eingeben, um sich entsprechend einloggen zu können.

11:52Wenn du Bitwarden noch zusätzlich als Browser-Extension installiert hast, dann sieht das Ganze so aus: das heißt, wenn du hier auf einer Website drauf bist, dann wird dir automatisch der Login angezeigt zu dieser Website, sofern du hier ein Login entsprechend eingespeichert hast. Und wenn du dann beispielsweise hier auf eine Website drauf gehst und dich hier einloggen möchtest, kannst du einfach ein Tastenkürzel entsprechend eingeben, und dann wird automatisch dein Passwort aus deinem Passwortmanager hier eingefügt. Jetzt, was die Kosten von Bitwarden angeht: auch hier gibt es drei verschiedene Versionen. Ich persönlich benutze hier die kostenfreie Variante, weil ich persönlich hier von diesen Premium-Features bislang noch keines benutze. Also auch hier würde ich sagen, die kostenfreie Variante ist vollkommen ausreichend.

11:56Das heißt, mit diesen Features habe ich automatisch, egal wo ich bin, Zugriff auf meine Dokumente, auf Bilder, auf Videos, auf meine To-Dos, und selbst wenn irgendjemand mein komplettes Tech-Zeug entsprechend stehlen würde oder, von mir aus, es niederbrennt bei irgendeinem Brand oder so, bräuchte ich einfach nur neue Geräte kaufen und ich habe automatisch wieder Zugang auf alles, was ich entsprechend habe. Das wäre, wie gesagt, alles Digitale. Bis auf natürlich irgendwie Krypto-Seeds und so weiter. Aber ich glaube, das ist hier ein Thema für ein anderes Video. Bis zum nächsten Mal.